مكتب رئيس الجامعة

تعريف بالدائرة

 

دائرة تتبع رئيس الجامعة مباشرة، وهي حلقة وصل ذات فاعلية عالية بين معالي رئيس الجامعة والكليات والدوائر المختلفة داخل الجامعة.

 

مهام الدائرة

 

1.      تنسيق وإدارة أعمال ومهام رئيس الجامعة وتقديم الدعم والمساندة الإدارية والفنية له بفاعلية. ، بالإضافة الى إعداد وتنظيم أجندة رئيس الجامعة ومتابعتها والإشراف على تنفيذها من خلال تحضير البيانات والمعلومات اللازمة للاجتماعات/ المقابلات/ مؤتمرات/ ورش عمل، ومتابعة إنجاز التعليمات والتكليفات الصادرة عن رئيس الجامعة وضمان تنفيذها بالشكل والوقت المحدد ومتابعة مخرجاتها مع الجهات المختصة.

2.      إدارة البريد الوارد والصادر الداخلي من والى كليات ودوائر الجامعة الى مكتب رئيس الجامعة (مذكرات، رسائل صادرة)، من خلال نظام الكتروني فعال لضمان سرعة البت.

3.      استقبال البريد الوارد الخارجي من المؤسسات والدوائر الرسمية والغير رسمية لمكتب رئيس الجامعة والإشراف على تنظيمه وتوزيعه على كليات ودوائر الجامعة، وتغذيته بالمعلومات والبيانات اللازمة وأرشفة البريد وتوثيقه ورقياً والكترونياً حسب البروتوكول المعمول فيه.

4.      الرد على المراسلات الواردة للمكتب وصياغة الكتب الخاصة بها، وإحالتها الى الوزارات والجهات المختصة، وفق توجيهات رئيس الجامعة، وبالتعاون مع جهة الاختصاص.

5.      التواصل مع الجهات المختصة (مكتب رئيس الوزراء، الوزارات والمؤسسات الحكومية، مؤسسات القطاع الخاص، مؤسسات ومنظمات دولية) لإنجاز الأعمال المشتركة واستقبال المكالمات الواردة لمكتب رئيس الجامعة، وإحالتها للجهة المختصة، ومتابعتها.

6.      الاشراف على اجتماعات ونشاطات رئيس الجامعة من خلال متابعة كافة الترتيبات اللوجستية والبروتوكولية.

 

7.      متابعة اجتماعات المجالس (مجلس الأمناء، مجلس الجامعة) واللجان الدائمة التي يرأسها رئيس الجامعة والعمل على إعداد الوثائق اللازمة لهذه الاجتماعات، ومتابعة مخرجات الاجتماعات.

 

8.     التنسيق مع العلاقات العامة والاعلام فيما يتعلق بإعداد الخبر الصحفي والتصوير، لاجتماعات ونشاطات رئيس الجامعة.